Cán bộ lưu trữ cần lưu ý khi làm việc trong kho lưu trữ

Cán bộ lưu trữ cần lưu ý khi làm việc trong kho lưu trữ để đảm bảo mọi hoạt động đều hiệu quả cao nhất cũng như để hồ sơ , tài liệu được bảo quản một cách tôt nhất.

+ Diện tích kho lưu trữ thường sẽ được bố trí và sắp xếp tùy thuộc vào nhu cầu cũng như lượng hồ sơ của cơ quan đó. Nhưng chắc chắn phải đảm bảo sự thông thoáng và khô ráo, tài liệu và hồ sơ trong mỗi trường đó mới không bị ẩm mốc và mối mọt

+ Các thiết bị nội thất: Hồ sơ lưu trữ tại kho luôn có giá trị nhất định nào đó, về mặt pháp lý cũng như giá trị về thông tin, do đó việc chống cháy và bảo toàn nguyên vẹn tài liệu luôn là vấn đề cực kỳ quan trọng, hút ẩm là hai thiết bị cực kỳ quan trọng với một kho lưu trữ hiện nay

+ Ngoài ra nhắc đến kho lưu trữ hồ sơ người ta luôn nghĩ ngay tới những sản phẩm sau: kệ sắt – giá bảo quản tài liệu, hộp đựng tài liệu- hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, và một thiết bị nữa là bìa hồ sơ

Với những sản phẩm này, bộ khoa học và công nghệ đã có những thông tư văn bản quy định về chất lượng và mẫu mã, tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252 – Tiêu chuẩn về hộp bảo quản tài liệu, TCVN 9253:2012 tiêu chuẩn về giá bảo quản tài liệu

Với kệ sắt – giá bảo quản tài liệu trên thị trường hiện nay có hai loại cơ bản: giá lưu trữ di động và giá lưu trữ cố định.

ke-sat

Kệ sắt sơn tĩnh điện sản xuất và cung cấp trực tiếp tại xưởng

Giá lưu trữ cố định có hai loại : giá U và giá V với kích thước thông dụng dai x rộng x cao tương ứng 1000 x 400 x 2000 cm, gồm 6 đợt 5 khoang rất vuông vắn và chắc chắn, chịu trọng tải tương đối lớn, mỗi đợt chứa được 8 hộp bảo quản tài liệu.

Với hộp đựng tài liệu, tùy vào từng đơn vị sẽ có sự lựa chọn phù hợp với đặc thù về văn bản hồ sơ hay bản vẽ, trên thị trường hiện có nhiều kích thước hộp lưu trữ, thông dụng là hộp carton với kích thước cao x rộng x dài tương ứng là 26.5 x 11 x 36.5 cm, chất liệu carton lạnh với 3 loại giấy bồi: giấy mộc cho hộp mộc, giấy hoa văn cho hộp hoa văn, và giấy trắng dùng để phun sơn…

 

hop-dung-tai-lieu

Hộp đựng tài liệu carton chất lượng – hộp mộc

Bìa hồ sơ thường có hai loại , bìa 2 tai và 3 tai với các chất liệu giấy kraft và duplex có các định lượng từ 180 gr – 350 gr

bia-ho-so

Bìa hồ sơ làm bằng chất liệu deuplex

Những gợi ý trên đây là rất cần thiết để cán bộ quản lý kho lưu trữ đảm nhận tốt vai trò và công việc của mình, bảo quản tài liệu trong môi trường tốt, dễ dàng trong quá trình hoạt động và tra cứu tài liệu khi cần thiết. Để chọn lựa được những thiết bị thật sự đảm bảo chất lượng cũng như tiết kiệm được số tiền không hề nhỏ, quý khách hàng nên tìm đến các nhà cung cấp sản phẩm trực tiếp – như xưởng sản xuất. Tại đây sẽ trực tiếp xác nhận các thông số về sản phẩm cũng như ngày bàn giao hợp đồng cho quý anh chị, đặc biệt chính xác về chất lượng cũng như mẫu mã.

Xưởng sản xuất thiết bị lưu trữ LT với bề dày 20 năm kinh nghiệm trong ngành lưu trữ chuyên cung cấp kệ sắt – giá bảo quản tài liệu, hộp bảo quản tài liệu, tủ locker – tủ đựng đồ cá nhân, tủ hồ sơ văn phòng, bìa hồ sơ… Mọi thông tin chi tiết về sản phẩm, quý anh chị có thể tham khảo trên website cũng như hotline 0942 942 344